江苏吴中集团成员企业

TAPD--深耕到协作流程的精细化管理的初探

作者:刘凯宁

2022年,新年伊始,吴中集团的公众号上刊登了董事长的一篇新年寄语。其中归纳总结的第二行动纲领为“全面实施精细化管理,让我们产生的产品和提供的服务成为我们争夺市场的法宝,让我们的成本管理成为获得利润的源泉!”

而说到“精细化管理”,我的思绪就情不自禁扩散开来,想起同样是在年初,吴中国际的掌门人张戟总带着大家响应集团的要求,制定我们自己的三年规划的情景。三年规划中,我们的业务赛道中,有一条赛道是全新的孵化中的分销与系统集成业务;这一块业务也正是和国家当下大力推进数字经济发展,强化IDC等新基础设施的政策的相契合。我们提供的产品,诸如UPS、精密空调、模块化机房等,是关乎绿色IDC机房建设中能效控制的重要系统设备,大多都是通过综合的解决方案与产品配套,以一个一个独立项目进行落地实施的,每个项目都是一个小生态,都是一份有着诸多个性化的案例。为此,张戟总也特别要求我们为此组建新的团队,在拼市场拿项目的同时要积极探索中标项目管理和协作的精细化方法。


既然跳出了固有业务的舒适区,那么管理的精细化也要依据实际的情况而推陈出新。在项目的实施推进中,管理团队发现了诸多协作的痛点:如:项目中商务人员、业务人员、技术人员、财务人员、管理人员等随着一个项目的推进,大家的信息并不是完全同步的;特别是诸多项目交叠推进的时候,具体某一个项目的进展只有当事人才清楚了解详细的信息;项目中的某些重要信息或可能通过微信群里的沟通得到了解决或产生了新的分支,但是回溯时,又难以找回当时的沟通情况或解决方案;项目事中管理时做不到全覆盖,只能做抽样调查,各个项目的进展情况不能一目了然;一个项目完成后,经验教训解决方案等难以沉淀等等。

为解决这些痛点,我们知道,必须在纷杂中找到一种体系化的方法,又不能让协作者陷入到繁杂的操作中。凭借在IT行业沉浸多年的经验,我们很快找到了入手点,我们需要一套项目管理协作系统能解决上述诸多痛点的同时,还能给我们带来工作的高效和管理的精细化。为此我们调研测试了一些知名的国内国外协作软件系统,诸如AsanaJiraMasterlabSlackTeambitionWorktileTAPD.


通过评估测试,我们最终把目光锁定在了TAPD上。TAPDTencent Agile Product Development)全名为腾讯敏捷产品研发平台,是为腾讯内部生产与设计而使用的团队协作管理系统。TAPD 沉淀了腾讯十余年敏捷研发文化、研发模式和实践成果,能够帮助企业高效协作和提升研发效能软件。它其中的看板,就来源于实际工作场景中,通过在看板上粘贴便利贴,完成后,通过移动便利贴,从而达到对整体项目一目了然的效果。这种模式也广泛的应用于日本企业的管理中。

回到我司自身的操作中,我们的一个项目,立项后,我们会利用看板,将该项目下的具体工作,全部进行细致的分解细化到人、到时间节点、详列工作内容与方案、合同与文档、以及沟通记录,通过在未做(To do),正在做(Doing),完成(Done)之间移动;可以让所有人都清晰的知道项目具体进行到了哪里,具体工作是如何实施的。效果如下图:

众多的项目,以一个个业务员为主线,生动的展现了对每一个项目的跟踪(完成穿刺管理)过程,项目内部多角色协力发挥各自职能。


因为该系统已经与企业微信无缝连接,所以通过指定一个事项的负责人,对方的企业微信中就会推送待办事项,你不完成,该事项就总会在你的待办事项中挂着,做一个温馨提醒你的小秘书。

每个事项都可以挂接附件,我们的合同、商务文件、技术文件、签收单、验收记录、付款水单、沟通记录等都可以按照事项一一对应的挂上,极大的方便了后续的查找。

如果遇到一个突发或者异常事项,我们可以迅速发起一个新的事项,并通过@某人,直接与其交流,大家协作配合解决的过程,在这里就成了团队处理问题的总结和经验的沉淀。

再有,通过权限的设定,我们还可以保持项目权限的独立性,以及查看权限的管理。


目前,整个系统我们还是在应用中打磨,后续也会引入事中的风控、事后的回顾(review节点)等等。


总之,就像集团的新年寄语中对我们提出的要求那样,要全面实施精细化管理;我们目标就是要运用科技手段把精细化管理做到细致、简洁并且高效。


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